Introduction
Chez Autoroot Technologies (« Autoroot », « nous », « notre », « nos »), la protection des renseignements personnels est une priorité. La présente politique de confidentialité explique comment nous recueillons, utilisons, communiquons, conservons et protégeons les renseignements personnels lorsque vous utilisez notre site web, nos plateformes, nos formulaires, nos outils d’intelligence artificielle, nos solutions pour concessionnaires automobiles et nos services connexes.
Cette politique s’applique notamment au site autoroot.ai, à nos formulaires de contact, de demande de démo, d’audit gratuit, de support, à nos outils de gestion d’inventaire, de chatbot, de vente en ligne, d’automatisation marketing et à toute autre solution fournie par Autoroot.
En utilisant notre site ou nos services, vous acceptez les pratiques décrites dans la présente politique.
Qui sommes-nous?
Autoroot Technologies fournit des solutions numériques destinées principalement aux concessionnaires automobiles, incluant notamment :
Dans certains cas, Autoroot agit comme responsable de certains renseignements personnels que nous recueillons directement. Dans d’autres cas, notamment lorsque nous traitons des renseignements au nom d’un concessionnaire client, Autoroot agit comme fournisseur de services ou sous-traitant.
Responsable de la protection des renseignements personnels
Autoroot Technologies a désigné un responsable de la protection des renseignements personnels afin de veiller à la mise en œuvre et au respect de ses obligations en matière de confidentialité et de protection des renseignements personnels.
Responsable de la protection des renseignements personnels
Patrick Branchaud
Autoroot Technologies
Renseignements personnels que nous pouvons recueillir
Nous pouvons recueillir différents types de renseignements personnels selon votre interaction avec nous.
Renseignements fournis directement par vous
Renseignements liés aux leads automobiles
Renseignements techniques et d’utilisation
Données liées aux véhicules et à l’inventaire
Données provenant d’intégrations tierces
Informations fournies lors de la collecte
Lorsque nous recueillons des renseignements personnels, nous nous efforçons d’informer la personne concernée, en termes simples, notamment :
Consentement
Lorsque la loi l’exige, nous obtenons votre consentement avant de recueillir, utiliser ou communiquer vos renseignements personnels.
Le consentement doit être manifeste, libre, éclairé et donné à des fins spécifiques. Lorsqu’un consentement est demandé par écrit, il est présenté distinctement de toute autre information communiquée à la personne concernée, lorsque requis par la loi.
Dans le cas de renseignements personnels sensibles, nous obtenons un consentement exprès lorsque requis.
Vous pouvez retirer votre consentement à certaines utilisations ou communications de vos renseignements personnels, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles applicables.
Comment nous utilisons les renseignements personnels
Nous utilisons les renseignements personnels uniquement aux fins nécessaires et raisonnables, notamment pour répondre à vos demandes, fournir nos services, créer, maintenir et optimiser des sites web de concessionnaires, transmettre des leads aux concessionnaires concernés, permettre la gestion d’inventaire, alimenter les outils de recherche, de recommandation ou d’intelligence artificielle, permettre le fonctionnement des chatbots, faciliter la prise de rendez-vous ou les demandes d’information, traiter des demandes de support, effectuer des audits ou analyses de performance, améliorer nos produits, mesurer la performance marketing, détecter et corriger les erreurs techniques, assurer la sécurité de nos systèmes, respecter nos obligations légales et communiquer avec vous au sujet de nos services.
Nous ne vendons pas vos renseignements personnels.
Intelligence artificielle et décisions automatisées
Certains services d’Autoroot peuvent utiliser des technologies d’intelligence artificielle ou de traitement automatisé pour soutenir certaines fonctionnalités, notamment la gestion d’inventaire, les recommandations, la génération de contenu, la qualification de demandes, l’analyse de performance ou l’assistance conversationnelle.
L’intelligence artificielle peut notamment être utilisée pour générer ou améliorer des descriptions de véhicules, recommander des prix ou des ajustements d’inventaire, répondre à certaines questions dans un chatbot, qualifier des demandes de clients, analyser des tendances de performance, détecter des anomalies ou opportunités et améliorer la pertinence du contenu ou des recommandations.
Lorsque nos outils produisent des recommandations, scores, analyses ou réponses automatisées, ceux-ci sont généralement fournis à titre d’aide à la décision pour les concessionnaires ou utilisateurs autorisés.
Autoroot ne cherche pas à prendre, à l’égard d’une personne, une décision importante fondée exclusivement sur un traitement automatisé sans l’en informer lorsque la loi l’exige. Lorsque requis, la personne concernée peut demander de l’information sur l’utilisation du traitement automatisé, sur les principaux facteurs ayant mené à une décision et sur son droit de présenter ses observations.
Témoins, pixels, technologies d’identification et profilage
Notre site et nos services peuvent utiliser des témoins, pixels, balises, identifiants publicitaires et technologies similaires.
Ces technologies peuvent servir à assurer le bon fonctionnement du site, mesurer l’audience et la performance, comprendre l’utilisation de nos pages et services, améliorer l’expérience utilisateur, personnaliser certains contenus, mesurer l’efficacité de nos campagnes publicitaires, effectuer du remarketing ou de la publicité ciblée lorsque permis, et détecter des erreurs techniques ou des comportements frauduleux.
Certaines technologies peuvent permettre d’identifier un utilisateur, de le localiser ou d’effectuer du profilage, par exemple en analysant ses interactions avec notre site ou nos services afin d’évaluer certaines préférences ou certains intérêts.
Lorsque requis par la loi, nous vous informons de l’utilisation de telles technologies et des moyens offerts pour les activer, les désactiver ou gérer vos préférences.
Communications marketing
Si vous nous fournissez vos coordonnées, nous pouvons vous envoyer des communications liées à nos services, nouveautés, conseils, invitations, offres ou contenus pertinents.
Vous pouvez vous désabonner de nos communications marketing en tout temps en utilisant le lien de désabonnement prévu à cet effet ou en nous contactant directement à privacy@autoroot.ai.
Même si vous vous désabonnez des communications marketing, nous pouvons continuer à vous envoyer des communications nécessaires à la prestation des services, à la sécurité, au support ou à nos obligations légales.
Partage des renseignements personnels
Nous pouvons partager des renseignements personnels uniquement lorsque nécessaire, notamment avec nos employés, fournisseurs et partenaires autorisés, les concessionnaires ou entreprises concernés par une demande, les fournisseurs d’hébergement, les fournisseurs de CRM, DMS ou autres systèmes intégrés, les plateformes publicitaires ou analytiques, les fournisseurs de paiement lorsque applicable, les outils de support client, les fournisseurs de services technologiques et les autorités publiques lorsque requis par la loi.
Lorsque nous faisons appel à des fournisseurs, nous prenons des mesures raisonnables pour nous assurer qu’ils protègent les renseignements personnels conformément aux exigences applicables.
Renseignements concernant les clients des concessionnaires
Dans plusieurs situations, Autoroot traite des renseignements personnels pour le compte de ses clients concessionnaires.
Par exemple, lorsqu’un visiteur remplit un formulaire sur le site d’une concession, discute avec un chatbot, demande un essai routier ou transmet une demande d’information sur un véhicule, les renseignements peuvent être transmis au concessionnaire concerné.
Dans ce contexte, le concessionnaire peut être responsable de déterminer les fins et moyens du traitement de ces renseignements. Autoroot agit alors comme fournisseur de services technologiques.
Pour toute question concernant une demande transmise à une concession précise, vous pouvez également contacter directement cette concession.
Communication ou conservation à l’extérieur du Québec
Certains fournisseurs, partenaires ou outils technologiques utilisés par Autoroot peuvent traiter, héberger ou rendre accessibles des renseignements personnels à l’extérieur du Québec ou du Canada.
Avant de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec, lorsque requis par la loi, nous évaluons notamment la sensibilité des renseignements, les finalités de leur utilisation, les mesures de protection applicables et le régime juridique applicable dans le territoire concerné.
Nous prenons des mesures raisonnables, notamment contractuelles, organisationnelles et techniques, afin que les renseignements personnels bénéficient d’une protection adéquate.
Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée
Lorsque requis par la loi, Autoroot réalise une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, notamment dans le cadre de certains projets d’acquisition, de développement ou de refonte de systèmes impliquant des renseignements personnels, ou avant certaines communications de renseignements personnels à l’extérieur du Québec.
Ces évaluations visent à mieux protéger les renseignements personnels et à réduire les risques pour les personnes concernées.
Conservation des renseignements personnels
Nous conservons les renseignements personnels uniquement aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les fins pour lesquelles ils ont été recueillis, notamment pour fournir les services, répondre aux demandes, gérer les comptes clients, respecter nos obligations contractuelles, répondre aux exigences légales, fiscales ou réglementaires, résoudre des litiges, assurer la sécurité et l’intégrité de nos systèmes et maintenir des archives raisonnables.
Lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, nous les supprimons, les anonymisons ou les archivons de façon sécuritaire, selon le contexte et les exigences applicables.
Sécurité des renseignements personnels
Nous mettons en place des mesures raisonnables pour protéger les renseignements personnels contre la perte, le vol, l’accès non autorisé, l’utilisation abusive, la modification, la communication ou la destruction non autorisée.
Ces mesures peuvent inclure des contrôles d’accès, l’authentification, le chiffrement lorsque approprié, la journalisation, les sauvegardes, la surveillance des systèmes, les restrictions internes d’accès, la gestion des permissions, les mesures contractuelles avec nos fournisseurs et les procédures de sécurité et de réponse aux incidents.
Aucune méthode de transmission ou de stockage électronique n’est toutefois totalement sécurisée. Nous ne pouvons donc pas garantir une sécurité absolue.
Incident de confidentialité
En cas d’incident de confidentialité impliquant des renseignements personnels, nous prenons les mesures raisonnables pour réduire les risques de préjudice, enquêter sur la situation, corriger la cause de l’incident et respecter nos obligations légales.
Lorsque l’incident présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons la Commission d’accès à l’information du Québec et les personnes concernées, conformément aux exigences applicables.
Nous tenons un registre des incidents de confidentialité conformément aux exigences applicables.
Vos droits
Sous réserve des limites prévues par la loi, vous pouvez avoir le droit de demander l’accès à vos renseignements personnels, la correction de renseignements inexacts ou incomplets, le retrait de votre consentement, la suppression de certains renseignements, de poser des questions sur l’utilisation de vos renseignements, d’obtenir de l’information sur les personnes ou organisations auxquelles vos renseignements ont été communiqués, de demander la portabilité de certains renseignements lorsque ce droit est applicable, de demander la cessation de diffusion, la désindexation ou la réindexation d’un hyperlien dans certaines circonstances, ou de porter plainte auprès de l’autorité compétente.
Pour exercer vos droits
Veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels :
Patrick Branchaud
Données de paiement
Lorsque des fonctionnalités de dépôt, paiement ou transaction en ligne sont offertes, les renseignements de paiement peuvent être traités par un fournisseur de paiement externe sécurisé.
Autoroot ne conserve pas nécessairement les numéros complets de cartes de paiement. Les traitements de paiement sont généralement gérés par des fournisseurs spécialisés, conformément à leurs propres politiques, standards de sécurité et conditions d’utilisation.
Liens vers des sites tiers
Notre site ou nos services peuvent contenir des liens vers des sites, plateformes ou services tiers.
Nous ne sommes pas responsables des pratiques de confidentialité, du contenu ou de la sécurité de ces sites tiers. Nous vous recommandons de consulter leurs politiques de confidentialité avant de leur fournir des renseignements personnels.
Mineurs
Nos services sont destinés principalement aux entreprises, concessionnaires automobiles et utilisateurs adultes.
Nous ne cherchons pas sciemment à recueillir des renseignements personnels auprès de personnes mineures sans consentement approprié. Si vous croyez qu’un mineur nous a transmis des renseignements personnels sans autorisation, veuillez communiquer avec nous à privacy@autoroot.ai.
Modification de la présente politique
Nous pouvons modifier cette politique de confidentialité de temps à autre afin de refléter l’évolution de nos pratiques, de nos services ou des exigences légales.
La date de la dernière mise à jour sera indiquée au haut de cette page. Nous vous encourageons à consulter cette politique régulièrement.
Lorsque des changements importants sont apportés, nous pouvons prendre des mesures raisonnables pour vous en informer, selon le contexte.
Historique des versions
Contact et demandes
Nous contacter
Pour toute question concernant cette politique, nos pratiques de confidentialité ou pour exercer vos droits, vous pouvez communiquer avec notre responsable désigné.
Responsable
Patrick Branchaud
Responsable de la protection des renseignements personnels